경위서 작성요령 에 대해 알아보고 계신가요. 직장생활이나 사회생활을 하다 보면 의도치 않게 혹은 실수로 잘못이 생겨 경위서를 작성해야 할 수 있어요. 이럴때 잘 작성 하면 의외로 전화위복이 될 수 있답니다.
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경위서 작성요령
경위서란?
경위서란 어떤 사건이나 사고가 발생했을 때 사건의 시작부터 끝까지 순차적으로 작성해서 그 경과를 보고하는 글을 의미해요. 즉 경위서란 발생한 사건, 사고의 현황과 그 원인을 보고하고 대책을 모색하기 위한 문서인데요. 본인의 과실이 있으면 잘못을 인정하고 재발 방지와 대책을 내용으로 작성하게되면 돼요.
경위서 작성 요구 자체를 징계로 볼 수 있을까요? 경위서는 문언 그대로 어떠한 일이 벌어진 경위를 설명하는 서면을 의미하기 때문에 일체의 경위서 작성 요구 그 자체를 징계라고 볼 수 없어요.
서울고법 2011.6.9, 2011누411 을 보면 회사는 일정한 그럴 경우 사건의 경위를 파악하고 연관자들의 소명을 듣는 차원의 경위서 작성을 요구한 것으로 그 자체를 징계라고 볼 수 없다고 했습니다.
경위서와 시말서
저를 포함 많은 분들이 경위서와 시말서를 같이 생각하는 경향이 있어요만 사실 알고 보면 이 서류들은 많이 다릅니다. 경위서는 문제가 발생하고 이후부터 일이 끝난 시점까지 자세하게 사실을 기록한 서류인데요. 즉 객관적인 자료로 활용하기 위한 목적이에요.
반면 시말서는 일종의 반성문인데요. 사건의 진행상황을 적는다는 점에선 동일하지만 앞으로 절대 그런 일은 없겠다는 다짐의 성격을 가진 문서인데요. 같은 사건의 재발을 관리하기 위한 목적으로 개인적인 사유로 직원이 지각을 했거나 무단 결근을 한 그럴 경우에 쓰게 되겠죠?
경위서 양식
경위서에 대한 법적 서식은 존재하지 않아요. 다만 회사에 비치된 시말서 양식이 있으면 그것을 이용하는 것이 가장 좋아요. 그런 게 없다면 인터넷에서 어렵지 않게 다운받아 사용할 수 있어요. 어떤 형식이나 양식을 결정하든 기본적으로 필요한 사항만 모두 들어 있다면 문제가 되지 않아요.
꼭 들어가야 할 사항으로는 제목과 부서명, 성명, 직위나 직급, 사건에 대한 내용인데요. 문서의 끝엔 날짜를 적고 서명날인해요. 제목은 ‘시말서’ 또한은는 ‘경위서’라고 적습니다. 기본 구성은 사건의 개요, 사건의 내용, 사건의 원인 및 대책을 위주로 적습니다. 이러한 기본구성은 경위서 작성요령의 기초이니 반드시 기억해주세요.
경위서 작성요령 및 작성 방법
1. 육하원칙에 의해 작성 합니다.
경위서 작성요령에 대해 말씀드리자면 육하원칙에 따라 간단 명료하게 적는 것이 가장 중요해요. 사건의 순서는 시간대별로 자세하게 작성하는 것이 좋아요.
2. 사실과 의견만 작성 합니다.
객관적인 입장에서 써야하기 그리하여 사실과 의견은 꼭 구분해야 해요. 잘못이 있으면 반성하는 자세로 작성할 필요가 있어요. 상사가 읽는다는 생각으로 작성하는 게 좋아요.
3. 연역법으로 작성 합니다.
경위서 작성요령은 귀납법보다는 연역법으로 작성하는 것이 유리해요. 즉 경위서를 작성하게 된 이유를 가능하면 앞문장으로 배치하는 것이 현명해요. 과실이 있다면 반성하는 자세와 더불어 문제를 어떻게 정리하고 해결하겠다는 적극적이고 구체적인 자세로 임해야겠습니다.
4. 짧은 문장 위주로 작성 합니다.
너무 긴 문장은 추천하지 않아요. 말이 많아지면 변명으로 들려 읽는 사람 입장에서 짜증이 나기 마련인데요. 그렇다고 성의없는 너무 짧은 글도 문제겠죠? 참고로 회사 내부 문서가 아닌 사외용의 경위서라면 해당 거래처 수신인 직급에 따라 같은 직급에게 제추하는 형식이 좋을 것 같습니다. 경위서 작성요령 어려운 것은 없어요.
5. 객관적으로 작성 합니다.
경위서의 성격에 대해 알게 되면 어떻게 작성해야 하는지도 알게 돼요. 가장 주요한 것은 객관적인 판단을 위해 본인의 주관적 생각은 적지 않고 객관적인 사실만을 적어야 한다는 것인데요. 내가 아닌 누가 읽더라도 사건이 일어난 경위를 파악할 수 있어야 하고 그래야 효과가 있어요.
경위서의 구성
- 수습단계 : 신속한 현황 파악을 위해 사건 사고의 발생에 대해 진술하게 되는데, 읽는 사람이 쉽게 파악할 수 있도록 간결하게 작성해요
- 진술단계 : 진술단계는 발생의 원인과 경위에 대해 진술하는 부분인데요. 어떠한 문제가 발생했는지 시간대별로 상세히 적는 것이 좋아요. 발생한 원인에 대해 분석합니다.
- 결과보고 : 개선 및 재발 관리를을 위해 취할 수 있는 대책에 대해 기술해요. 의견의 작성은 객관적이고 설득력있게 적어야겠습니다.
경위서 작성요령 주의사항
경위서 작성요령만큼 주요한 것이 바로 주의사항인데요. 경위서는 자신의 잘못을 시인하고 재발 방지를 위해 약속을 하는 공적 문서이기 때문에 진정성이 담기는 것이 아주 중요해요. 사람은 누구나 실수를 할 수 있으므로 자신의 잘못을 인정하고 재발 방지를 약속하는 것이 바람직해요.
잘못을 저지르지 않으면 가장 좋겠지만 이미 벌어진 일로 너무 스트레스를 받지 않도록 주의해요. 시말서를 제출하고 민폐를 끼친 직장 동료들에게 미안한 마음을 담아 차나 식사를 대접하고 털어버리시기 권합니다. 사회생활을 하며 경험하게 되는 불가피한 모든 일에 스트레스를 받지 않도록 주의해요.
경위서 작성요령 결론
막막하게 느껴지던 경위서 작성도 경위서 작성요령을 알고 나니 감이 잡히지 않으시나요? 경위서 작성 한 번 없이 직장생활을 하게되면 가장 좋겠지만 자신이 조심한다고 나쁜 일이 모두 비껴지나가는 것은 아니에요.
잘못을 인정하고 제대로 된 경위서를 작성 한다면 지금의 위기가 기회로 반드시 올 날이 있을 겁니다. 모두들 힘내시고 경위서 주의사항을 다시한번 확인해 보세요.
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